Polityka prywatności platformy "w związku ze sztuką"
Rozdział 1. Definicje i informacje o Administratorze
1. Administratorem Danych Osobowych jest Daria Stokowiec prowadząca działalność gospodarczą pod firmą W Związku ze Sztuką – Daria Stokowiec, z siedzibą w Kielcach (25-828), ul. Stacyjna 12, Polska, NIP: 959-167-68-56, zwana dalej „Administratorem”.
2. Z Administratorem można skontaktować się:
2.1. pocztą elektroniczną pod adresem: [email protected];
2.2. telefonicznie pod numerem: +48 883 087 108, od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00–15:00, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy;
2.3. pisemnie na adres siedziby Administratora wskazany w pkt 1.
3. Użyte w Polityce określenia oznaczają:
3.1. Serwis – strony internetowe prowadzone lub wykorzystywane przez Administratora, w szczególności pod adresami wzwiazkuzesztuka.pl oraz dariagiemza.com.pl, a także Platformę Szkoleniową, Platformę Społecznościową, strony sprzedażowe, formularze, checkouty oraz inne przestrzenie internetowe wykorzystywane przez Administratora do świadczenia Usług i prowadzenia działalności W Związku ze Sztuką;
3.2. Użytkownik – osobę fizyczną odwiedzającą Serwis, posiadającą Konto, dokonującą Zamówienia, korzystającą z Produktów, Usług lub Subskrypcji, uczestniczącą w Wydarzeniu, kontaktującą się z Administratorem albo korzystającą z innych funkcjonalności Serwisu;
3.3. Konto – indywidualną przestrzeń Użytkownika w systemie teleinformatycznym wykorzystywanym przez Administratora, identyfikowaną w szczególności za pomocą adresu poczty elektronicznej, w której mogą być przechowywane dane Użytkownika oraz informacje dotyczące zakupionych świadczeń, Subskrypcji, aktywności lub dostępu do Platform;
3.4. Platforma Szkoleniowa – przestrzeń internetową umożliwiającą Użytkownikowi dostęp do Produktów Cyfrowych oraz funkcjonalności związanych z ich realizacją;
3.5. Platforma Społecznościowa – prowadzoną przez Administratora przestrzeń społeczności W Związku ze Sztuką umożliwiającą Użytkownikom tworzenie profili, dostęp do społeczności, materiałów i informacji oraz komunikację i interakcję z innymi Użytkownikami i Administratorem;
3.6. Dane Osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej;
3.7. Dane szczególnych kategorii – Dane Osobowe podlegające szczególnej ochronie na podstawie art. 9 RODO, w szczególności dane dotyczące zdrowia;
3.8. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem Danych Osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;
3.9. Polityka – niniejszą Politykę Prywatności;
3.10. Regulamin – aktualny Regulamin Serwisu W Związku ze Sztuką.
4. Pozostałe pojęcia zapisane w Polityce wielką literą mają znaczenie nadane im w Regulaminie, jeżeli Polityka nie stanowi inaczej.
Rozdział 2. Ogólne zasady przetwarzania Danych Osobowych
1. Administrator przetwarza Dane Osobowe zgodnie z RODO oraz innymi obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych i prywatności.
2. Dane Osobowe mogą być pozyskiwane w szczególności:
2.1. bezpośrednio od Użytkownika, między innymi podczas Rejestracji, składania Zamówienia, dokonywania płatności, wypełniania formularza, zgłaszania udziału w Wydarzeniu, korzystania z Platformy, kontaktu z Administratorem albo dobrowolnego uzupełniania profilu;
2.2. automatycznie podczas korzystania z Serwisu, w szczególności w postaci danych technicznych, informacji o urządzeniu, adresu IP, logów systemowych oraz informacji o aktywności Użytkownika;
2.3. od podmiotów uczestniczących w realizacji świadczenia, w szczególności operatorów płatności, dostawców technologicznych lub innych podmiotów, jeżeli jest to niezbędne do prawidłowej realizacji Umowy lub obsługi Użytkownika;
2.4. od innej osoby dokonującej zgłoszenia lub Zamówienia na rzecz Użytkownika, jeżeli Regulamin lub charakter danego świadczenia dopuszcza takie działanie;
2.5. w związku z Wydarzeniami, w szczególności poprzez wykonywanie fotografii, nagrań lub innych materiałów dokumentujących ich przebieg, na zasadach określonych w Regulaminie i niniejszej Polityce.
3. Administrator przetwarza wyłącznie Dane Osobowe potrzebne do określonych, zgodnych z prawem celów oraz dąży do tego, aby zakres zbieranych danych był adekwatny do celu ich przetwarzania.
4. W zależności od celu przetwarzania podstawą prawną może być w szczególności:
4.1. wykonanie Umowy lub podjęcie działań na żądanie osoby przed jej zawarciem – art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
4.2. wykonanie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze – art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
4.3. prawnie uzasadniony interes Administratora lub innego podmiotu – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
4.4. zgoda osoby, której dane dotyczą – art. 6 ust. 1 lit. a RODO – jeżeli dla danego celu właściwą podstawą przetwarzania jest zgoda;
4.5. w przypadku Danych szczególnych kategorii – odpowiednia podstawa wynikająca z art. 9 RODO, w szczególności wyraźna zgoda osoby, której dane dotyczą, lub osoby uprawnionej do działania w jej imieniu, jeżeli przepisy dopuszczają jej zastosowanie.
5. Jeżeli podanie określonych danych jest niezbędne do zawarcia lub wykonania Umowy, utworzenia Konta, realizacji Zamówienia albo udziału w określonym Wydarzeniu, niepodanie tych danych może uniemożliwić realizację danego świadczenia.
5.1. Dane oznaczone jako dobrowolne nie są wymagane do skorzystania z podstawowego świadczenia, chyba że ich podanie staje się konieczne z uwagi na dodatkową funkcjonalność wybraną przez Użytkownika.
5.2. Sam fakt dobrowolnego podania danych nie oznacza automatycznie, że podstawą ich przetwarzania jest zgoda. Podstawa prawna zależy od celu i okoliczności przetwarzania.
6. Administrator może rejestrować informacje dotyczące korzystania z Serwisu i świadczonych Usług, w szczególności datę i sposób logowania, informacje o urządzeniu i przeglądarce, adres IP, aktywność na Koncie, korzystanie z Platform, historię Zamówień, aktywność związaną z Produktami Cyfrowymi oraz inne dane techniczne i eksploatacyjne.
6.1. Dane te mogą być przetwarzane w szczególności w celu świadczenia Usług, zapewnienia bezpieczeństwa Kont i systemów, wykrywania nadużyć, rozwiązywania problemów technicznych, prowadzenia analiz oraz ustalania, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
7. Administrator nie sprzedaje Danych Osobowych Użytkowników.
8. Dane Osobowe mogą być powierzane podmiotom świadczącym usługi na rzecz Administratora lub udostępniane innym administratorom wyłącznie wtedy, gdy istnieje ku temu odpowiednia podstawa prawna i jest to związane z określonym celem przetwarzania.
9. Szczegółowe informacje dotyczące poszczególnych celów, podstaw prawnych, zakresu danych, odbiorców i okresów przechowywania są określone w dalszych rozdziałach Polityki.
10. Administrator stosuje zasadę ograniczenia przechowywania Danych Osobowych. Dane nie są przechowywane dłużej, niż jest to potrzebne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, chyba że dalsze przechowywanie jest uzasadnione inną podstawą prawną.
Rozdział 3. Konto, Platforma Szkoleniowa i Platforma Społecznościowa
1. W celu utworzenia Konta Użytkownik podaje co najmniej imię oraz adres poczty elektronicznej.
1.1. W zależności od sposobu korzystania z Konta, rodzaju zakupionego świadczenia lub zastosowanych zabezpieczeń Administrator może również przetwarzać numer telefonu oraz inne dane potrzebne do obsługi Konta i realizacji Umowy.
2. Dane związane z Kontem są przetwarzane w szczególności w celu:
2.1. utworzenia i prowadzenia Konta;
2.2. identyfikacji i uwierzytelniania Użytkownika;
2.3. zapewnienia dostępu do zakupionych Produktów, Usług, Subskrypcji i Platform;
2.4. obsługi płatności i Subskrypcji w zakresie informacji dostępnych Administratorowi;
2.5. zapewnienia bezpieczeństwa Konta, w tym stosowania dodatkowych metod weryfikacji;
2.6. kontaktu z Użytkownikiem w sprawach dotyczących Konta i zakupionych świadczeń;
2.7. prowadzenia historii korzystania z usług Administratora;
2.8. rozwiązywania problemów technicznych oraz obsługi zgłoszeń Użytkownika.
3. Podstawą przetwarzania danych niezbędnych do prowadzenia Konta i zapewnienia zakupionych funkcjonalności jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
3.1. Dane związane z bezpieczeństwem systemu, zapobieganiem nadużyciom, dokumentowaniem prawidłowego działania Konta oraz ustalaniem, dochodzeniem lub obroną przed roszczeniami mogą być również przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
4. Logowanie do Konta odbywa się przy wykorzystaniu adresu poczty elektronicznej oraz mechanizmów uwierzytelniania stosowanych przez system Administratora.
4.1. W określonych sytuacjach system może zastosować dodatkową weryfikację za pomocą kodu wysłanego w wiadomości SMS lub innej dostępnej metody zabezpieczenia.
4.2. Administrator nie uzyskuje dostępu do pełnych danych karty płatniczej Użytkownika. Obsługa danych niezbędnych do realizacji płatności odbywa się również za pośrednictwem właściwych operatorów płatności.
5. W ramach Platformy Szkoleniowej Administrator może przetwarzać informacje dotyczące aktywności Użytkownika, w szczególności daty i częstotliwości logowania, dostępu do Produktów Cyfrowych, postępu w Kursach i Szkoleniach, ukończonych lub rozpoczętych lekcji oraz korzystania z funkcjonalności Platformy.
6. Dane dotyczące aktywności mogą być wykorzystywane również do analiz sposobu korzystania z Produktów i Usług, poprawy ich jakości oraz rozwijania oferty Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
7. Platforma Społecznościowa W Związku ze Sztuką umożliwia Użytkownikowi utworzenie i uzupełnienie profilu oraz komunikację z innymi członkami społeczności.
7.1. Użytkownik może dobrowolnie zamieścić w profilu w szczególności imię, nazwisko, nick, biogram, zdjęcie profilowe, dane kontaktowe oraz linki do własnych stron internetowych lub profili społecznościowych.
7.2. Informacje umieszczane w widocznej części profilu mogą być dostępne dla innych członków Platformy Społecznościowej.
7.3. Jeżeli Platforma umożliwia określenie widoczności określonych danych, w szczególności adresu e-mail lub numeru telefonu, Użytkownik może ograniczyć ich widoczność.
7.4. Użytkownik powinien publikować w swoim profilu i społeczności wyłącznie takie informacje o sobie, które chce udostępnić innym członkom społeczności.
8. Treści publikowane przez Użytkownika na Platformie Społecznościowej, w szczególności posty, komentarze, zdjęcia i inne materiały, są przetwarzane w celu zapewnienia funkcjonalności społeczności oraz komunikacji pomiędzy jej Użytkownikami.
9. Administrator może moderować Platformę Społecznościową oraz przetwarzać informacje dotyczące aktywności Użytkowników w zakresie potrzebnym do zapewnienia bezpieczeństwa społeczności, egzekwowania Regulaminu, przeciwdziałania nadużyciom i rozwiązywania sporów.
10. Dane związane z Kontem są przechowywane przez okres jego prowadzenia. Po zakończeniu lub usunięciu Konta część danych może być nadal przechowywana w zakresie wymaganym przez przepisy prawa, potrzebnym do udokumentowania Umów, rozliczeń, zgód oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
Rozdział 4. Zamówienia, Umowy, płatności i dostawa
1. W związku ze składaniem Zamówień oraz zawieraniem i wykonywaniem Umów Administrator może przetwarzać w szczególności:
1.1. imię i nazwisko;
1.2. adres poczty elektronicznej;
1.3. numer telefonu;
1.4. dane dotyczące Zamówienia i zakupionego świadczenia;
1.5. informacje dotyczące statusu i sposobu płatności;
1.6. dane niezbędne do wystawienia dokumentów księgowych;
1.7. adres dostawy lub korespondencyjny, jeżeli jest potrzebny do realizacji Zamówienia;
1.8. inne dane podane przez Użytkownika, jeżeli są potrzebne do realizacji konkretnego Zamówienia.
2. Dane są przetwarzane w celu przyjęcia Zamówienia, zawarcia i wykonania Umowy, komunikacji z Użytkownikiem, udostępnienia zakupionego świadczenia, dostawy Towaru oraz obsługi posprzedażowej na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
3. Dane zawarte w dokumentacji księgowej i podatkowej są przetwarzane również w celu realizacji obowiązków prawnych Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
4. Dane dotyczące Zamówień i Umów mogą być przetwarzane również w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
5. Administrator korzysta z zewnętrznych operatorów płatności, w szczególności Stripe oraz Przelewy24.
5.1. W przypadku wyboru określonej metody płatności Użytkownik może zostać przekierowany do systemu operatora płatności lub korzystać z funkcjonalności dostarczonej przez tego operatora.
5.2. Operatorzy płatności mogą przetwarzać Dane Osobowe Użytkownika zgodnie z własnymi obowiązkami prawnymi oraz zasadami ochrony danych.
5.3. Administrator otrzymuje informacje niezbędne do identyfikacji i rozliczenia płatności, ale nie otrzymuje pełnych danych karty płatniczej Użytkownika.
6. Jeżeli Użytkownik korzysta z finansowania lub płatności ratalnej udostępnianej przez zewnętrznego dostawcę, w szczególności za pośrednictwem Przelewy24, dane związane z uzyskaniem i obsługą finansowania są przetwarzane przez właściwego dostawcę zgodnie z jego zasadami.
6.1. Administrator otrzymuje jedynie informacje potrzebne do potwierdzenia płatności i wykonania zawartej z Użytkownikiem Umowy.
7. W przypadku Zamówień obejmujących Towary dane niezbędne do realizacji dostawy mogą zostać przekazane wybranemu przewoźnikowi lub operatorowi logistycznemu, w szczególności DPD, InPost, ORLEN Paczka, DHL albo innemu przewoźnikowi wybranemu dla danego Zamówienia.
8. Zamówienia mogą być obsługiwane za pomocą systemów Administratora, w szczególności GoHighLevel oraz, w odniesieniu do części Serwisu, WordPress, WooCommerce i narzędzi służących do obsługi formularzy oraz ścieżek zakupowych.
9. Dane pochodzące z różnych części Serwisu mogą być synchronizowane lub przekazywane do głównego systemu CRM Administratora w celu prowadzenia spójnej historii relacji z Użytkownikiem, obsługi jego Zamówień, Konta, komunikacji i zakupionych świadczeń.
10. Faktury i inne dokumenty związane z rozliczeniami mogą być przesyłane Użytkownikowi drogą elektroniczną.
10.1. Dane księgowe mogą być przekazywane podmiotowi świadczącemu Administratorowi usługi księgowe oraz przechowywane przez Administratora zgodnie z okresami wymaganymi przez obowiązujące przepisy.
Rozdział 5. Usługi, Subskrypcje, członkostwa i komunikacja związana z Umową
1. W związku ze świadczeniem Usług, konsultacji, mentoringu, Subskrypcji oraz członkostw Administrator przetwarza dane niezbędne do realizacji wybranego świadczenia.
2. Dane te mogą obejmować w szczególności dane identyfikacyjne i kontaktowe, historię zakupów, status Subskrypcji, terminy spotkań, informacje organizacyjne oraz korespondencję z Użytkownikiem.
3. Podstawą przetwarzania danych niezbędnych do świadczenia Usługi, prowadzenia Subskrypcji lub członkostwa jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
4. Administrator może przesyłać Użytkownikowi wiadomości niezbędne do wykonania Umowy, w szczególności:
4.1. potwierdzenia Zamówienia i płatności;
4.2. informacje o dostępie do Konta lub Produktów;
4.3. kody bezpieczeństwa i wiadomości dotyczące logowania;
4.4. informacje o terminach spotkań lub Wydarzeń;
4.5. przypomnienia organizacyjne;
4.6. informacje dotyczące zmian istotnych dla realizacji zakupionego świadczenia;
4.7. informacje dotyczące Subskrypcji i płatności cyklicznych.
5. Wiadomości niezbędne do realizacji Umowy nie stanowią newslettera i mogą być wysyłane niezależnie od udzielenia zgody na komunikację marketingową.
6. Spotkania indywidualne, grupowe, mentoringowe lub inne spotkania online mogą być prowadzone przy użyciu platformy Zoom.
6.1. Dane potrzebne do udziału w spotkaniu mogą być przekazane dostawcy tej usługi w zakresie niezbędnym do zapewnienia połączenia i realizacji spotkania.
6.2. Jeżeli spotkanie jest nagrywane, Użytkownicy są o tym informowani zgodnie z zasadami wynikającymi z Regulaminu i niniejszej Polityki.
Rozdział 6. Wydarzenia i dane Uczestników
1. W związku z organizacją Wydarzeń Administrator może przetwarzać w szczególności:
1.1. imię i nazwisko Uczestnika;
1.2. adres poczty elektronicznej;
1.3. numer telefonu;
1.4. informacje o wybranym Wydarzeniu, terminie lub wariancie uczestnictwa;
1.5. dane potrzebne do rozliczenia udziału;
1.6. informacje organizacyjne podane przez Uczestnika;
1.7. w uzasadnionych przypadkach wiek Uczestnika;
1.8. w przypadku Wydarzeń obejmujących wyżywienie – informacje dotyczące preferencji żywieniowych, alergii, nietolerancji lub szczególnych potrzeb, jeżeli Uczestnik zdecyduje się je podać.
2. Dane niezbędne do zawarcia i wykonania Umowy uczestnictwa w Wydarzeniu są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
3. Jeżeli podana informacja dotycząca alergii, nietolerancji, stanu zdrowia lub szczególnych potrzeb stanowi Dane szczególnych kategorii, jej przetwarzanie odbywa się na podstawie odpowiedniej przesłanki z art. 9 RODO, w szczególności wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą.
3.1. Podanie takich informacji jest dobrowolne, chyba że w konkretnym przypadku ich brak uniemożliwiałby Administratorowi bezpieczną realizację świadczenia.
3.2. Administrator przetwarza takie dane wyłącznie w zakresie potrzebnym do organizacji konkretnego Wydarzenia i zapewnienia bezpieczeństwa lub odpowiedniej organizacji udziału.
4. Dane Uczestników mogą być przekazane osobom współpracującym przy realizacji Wydarzenia wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonania ich zadań.
5. Dane dotyczące organizacji Wydarzenia mogą być przetwarzane również w celu zapewnienia bezpieczeństwa, rozliczenia Wydarzenia, dokumentowania jego przebiegu oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
6. Wykonywanie fotografii, filmów i innych materiałów dokumentujących Wydarzenia jest uregulowane odrębnie w Rozdziale dotyczącym wizerunku i dokumentacji Wydarzeń.
Rozdział 7. Warsztaty dla dzieci i Dane Małoletnich Uczestników
1. W związku z zapisem dziecka na Warsztaty lub inne zajęcia Administrator może przetwarzać:
1.1. imię i nazwisko dziecka;
1.2. datę urodzenia dziecka;
1.3. imię i nazwisko rodzica lub opiekuna;
1.4. adres e-mail i numer telefonu rodzica lub opiekuna;
1.5. informacje dotyczące zgody na samodzielny powrót dziecka do domu lub sposobu odbioru dziecka;
1.6. inne informacje organizacyjne niezbędne do zapewnienia prawidłowego i bezpiecznego udziału dziecka w zajęciach.
2. Dane wymienione powyżej są przetwarzane w celu organizacji i realizacji zajęć, komunikacji z rodzicem lub opiekunem, identyfikacji Małoletniego Uczestnika oraz zapewnienia zasad bezpieczeństwa związanych z jego udziałem, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz, w odpowiednim zakresie, prawnie uzasadnionego interesu Administratora wynikającego z konieczności zapewnienia bezpieczeństwa organizowanych zajęć.
3. Rodzic lub opiekun może dobrowolnie przekazać Administratorowi informacje o alergiach, uczuleniach, problemach zdrowotnych, niepełnosprawności lub szczególnych potrzebach dziecka, jeżeli wiedza o nich jest istotna dla bezpiecznego i odpowiednio zorganizowanego udziału dziecka w zajęciach.
3.1. Administrator nie wymaga podawania informacji zdrowotnych, które nie są potrzebne do organizacji zajęć.
3.2. Dane dotyczące zdrowia dziecka są Danymi szczególnych kategorii i są przetwarzane na podstawie wyraźnej zgody udzielonej zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a RODO.
3.3. Dane dotyczące zdrowia są udostępniane wyłącznie osobom, które powinny je znać w związku z organizacją zajęć i zapewnieniem bezpieczeństwa dziecka.
4. Dane zdrowotne dziecka są przechowywane przez okres jego udziału w danych Warsztatach, cyklu zajęć lub Klubie, a następnie usuwane, chyba że dalsze przechowywanie konkretnej informacji jest konieczne na podstawie prawa albo w związku z rzeczywistym roszczeniem lub zdarzeniem wymagającym udokumentowania.
4.1. Przy ponownym zapisie dziecka rodzic lub opiekun przekazuje aktualne informacje wymagane dla nowego okresu uczestnictwa.
5. Informacje dotyczące wizerunku dziecka są zbierane i przetwarzane niezależnie od samego zapisu na zajęcia.
5.1. Odmowa zgody na publiczne wykorzystywanie indywidualnego wizerunku dziecka nie może sama w sobie stanowić podstawy odmowy udziału dziecka w zajęciach.
5.2. Administrator może umożliwić rodzicowi lub opiekunowi wybór pomiędzy zgodą na publiczne wykorzystanie wizerunku, zgodą wyłącznie na materiały pamiątkowe albo brakiem zgody na indywidualne utrwalanie i publiczne rozpowszechnianie wizerunku, zgodnie z zasadami wskazanymi w formularzu oraz Regulaminie.
6. Administrator przetwarza Dane Osobowe Małoletnich Uczestników z uwzględnieniem ich szczególnej sytuacji oraz stosuje odpowiednie środki organizacyjne służące ochronie ich prywatności i bezpieczeństwa.
Rozdział 8. Wystawy, Targi Sztuki i dane Artystów
1. W związku z naborem, kwalifikacją oraz udziałem Artysty w Wystawach i Targach Sztuki Administrator może przetwarzać w szczególności:
1.1. imię i nazwisko Artysty;
1.2. dane kontaktowe;
1.3. dane dotyczące działalności artystycznej;
1.4. biogram Artysty;
1.5. zdjęcie lub wizerunek Artysty;
1.6. fotografie Dzieł;
1.7. tytuły, techniki, wymiary, rok powstania, ceny, opisy i inne informacje dotyczące Dzieł;
1.8. linki do strony internetowej, portfolio lub profili Artysty;
1.9. materiały przesłane w ramach zgłoszenia;
1.10. dane dotyczące kwalifikacji i udziału w poszczególnych edycjach Wydarzeń;
1.11. korespondencję z Artystą;
1.12. dane niezbędne do zawarcia i wykonania Umowy oraz rozliczeń księgowych;
1.13. fotografie, filmy i inne materiały dokumentujące udział Artysty w Wydarzeniu.
2. Dane są przetwarzane w celu przeprowadzenia naboru i kwalifikacji, przygotowania Oferty, zawarcia i wykonania Umowy, organizacji Wydarzenia oraz promocji Artysty i Wydarzenia zgodnie z charakterem danego świadczenia.
3. Podstawą przetwarzania danych związanych ze zgłoszeniem i kwalifikacją jest podejmowanie działań przed zawarciem Umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą, oraz prawnie uzasadniony interes Administratora związany z organizacją, dokumentowaniem i oceną kolejnych naborów.
4. Dane Artystów zakwalifikowanych do udziału są następnie przetwarzane w zakresie niezbędnym do wykonania Umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, realizacji obowiązków prawnych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz prawnie uzasadnionych interesów Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
5. Zgłoszenia Artystów, którzy nie zostali zakwalifikowani do udziału, mogą być przechowywane przez okres co najmniej 3 lat od zakończenia danego naboru.
5.1. Celem takiego przechowywania jest zachowanie historii naborów, możliwość porównania zgłoszeń Artysty w kolejnych edycjach, ocena rozwoju jego dorobku oraz przeciwdziałanie powtarzającym się lub nieuzasadnionym zgłoszeniom.
5.2. Podstawą przetwarzania w tym zakresie jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu sprawnego, rzetelnego i spójnego prowadzenia kolejnych naborów.
5.3. Po upływie okresu uzasadnionego tym celem dane są usuwane, anonimizowane albo zachowywane wyłącznie w zakresie, w jakim istnieje inna podstawa ich dalszego przetwarzania.
6. W przypadku Artystów uczestniczących w Wydarzeniu część przekazanych danych jest z założenia przeznaczona do publicznej prezentacji w związku z promocyjnym i publicznym charakterem Wystawy lub Targów.
6.1. Dotyczy to w szczególności imienia i nazwiska lub pseudonimu Artysty, biogramu, wizerunku, informacji o Dziełach, fotografii Dzieł, portfolio, strony internetowej, profili społecznościowych oraz innych danych wskazanych przez Artystę jako przeznaczone do prezentacji publicznej.
6.2. Dane te mogą być wykorzystywane między innymi na ekspozycji, w katalogach, materiałach drukowanych, materiałach internetowych, mediach społecznościowych, informacjach prasowych i innych materiałach promujących Wydarzenie lub Artystę.
7. Jeżeli Artysta sam umieszcza przy Dziełach ceny, dane kontaktowe, kod QR, adres strony, portfolio lub inne informacje, powinien liczyć się z tym, że informacje te są widoczne dla publiczności i mogą zostać utrwalone w dokumentacji fotograficznej lub filmowej Wydarzenia.
8. Dane o charakterze księgowym, adres zamieszkania, dane rozliczeniowe oraz inne informacje przekazane wyłącznie w celu wykonania Umowy lub rozliczenia nie są przeznaczone do publicznego udostępniania.
9. Dane i materiały przeznaczone do promocji Wydarzenia mogą być przekazywane Partnerom, współorganizatorom, właścicielom lub operatorom obiektu, grafikom, drukarniom, mediom, patronom medialnym oraz innym podmiotom uczestniczącym w przygotowaniu i promocji konkretnego Wydarzenia, w zakresie wynikającym z jego organizacji, Warunków Uczestnictwa, udzielonych praw i obowiązujących przepisów.
10. W przypadku Wystaw i Targów organizowanych we współpracy z Partnerami, w szczególności OFF Piotrkowska lub podmiotem zarządzającym przestrzenią Wydarzenia, materiały dotyczące Artystów mogą być przekazywane takim Partnerom w zakresie potrzebnym do realizacji, dokumentacji i promocji Wydarzenia.
11. Szczegółowy zakres korzystania z wizerunku Artysty oraz reprodukcji jego Dzieł wynika z Regulaminu, Warunków Uczestnictwa, udzielonych licencji, zgód lub innych odpowiednich podstaw prawnych.
12. Dane Artystów uczestniczących w Wydarzeniach mogą być przechowywane również w ramach historii działalności Administratora, dokumentacji kolejnych edycji Wystaw i Targów oraz archiwum W Związku ze Sztuką na zasadach określonych w dalszych rozdziałach Polityki.
Rozdział 9. Dokumentowanie Wydarzeń, wizerunek oraz archiwum W Związku ze Sztuką
1. Administrator może dokumentować organizowane Wydarzenia poprzez wykonywanie fotografii, nagrań filmowych, dźwiękowych i audiowizualnych.
2. Dokumentacja może służyć w szczególności:
2.1. dokumentowaniu przebiegu Wydarzenia;
2.2. tworzeniu materiałów pamiątkowych;
2.3. informowaniu o działalności Administratora;
2.4. promocji aktualnych i przyszłych Wydarzeń oraz działalności W Związku ze Sztuką;
2.5. prowadzeniu dokumentacji historii W Związku ze Sztuką, Bohemy Artystycznej, organizowanych Wystaw, Targów, Warsztatów, spotkań, działań twórczych i innych przedsięwzięć artystycznych;
2.6. zachowaniu świadectwa działalności artystycznej i życia środowiska twórczego skupionego wokół W Związku ze Sztuką, a także przygotowywaniu materiałów retrospektywnych, jubileuszowych, historycznych, artystycznych, edukacyjnych, badawczych i dokumentacyjnych.
3. W zależności od charakteru materiału i sposobu jego wykorzystania podstawą przetwarzania Danych Osobowych zawartych w dokumentacji może być:
3.1. zgoda osoby, której dane dotyczą - art. 6 ust. 1 lit. a RODO;
3.2. wykonanie Umowy - art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli publiczna prezentacja lub promocja danej osoby stanowi element zamówionego świadczenia, w szczególności w przypadku Artystów biorących udział w Wystawach i Targach Sztuki;
3.3. prawnie uzasadniony interes Administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO – polegający w szczególności na dokumentowaniu działalności artystycznej i organizacyjnej W Związku ze Sztuką, zachowaniu historii organizowanych Wydarzeń i społeczności twórczej, prowadzeniu archiwum, informowaniu o działalności Administratora, ochronie jego praw oraz zachowaniu materiałów posiadających trwałą wartość historyczną, artystyczną, kulturową lub dokumentacyjną;
3.4. inna podstawa przewidziana prawem, jeżeli znajduje zastosowanie w konkretnym przypadku.
4. Zasady rozpowszechniania wizerunku wynikają również z przepisów dotyczących ochrony wizerunku oraz z Regulaminu.
4.1. Sam udział w Wydarzeniu nie oznacza automatycznej zgody na każdy sposób wykorzystania indywidualnego wizerunku Uczestnika.
4.2. Jeżeli dana osoba stanowi główny, rozpoznawalny element fotografii lub nagrania, Administrator uzyskuje odpowiednie zezwolenie, jeżeli jest ono wymagane przez prawo.
4.3. Wizerunek osoby stanowiącej jedynie szczegół większej całości, takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczne Wydarzenie lub podobna scena, może być rozpowszechniany bez odrębnego zezwolenia w przypadkach przewidzianych prawem.
5. Materiały mogą być publikowane w szczególności:
5.1. w Serwisie;
5.2. na Platformach Administratora;
5.3. w mediach społecznościowych;
5.4. w materiałach reklamowych i promocyjnych;
5.5. w katalogach, publikacjach, prezentacjach i materiałach drukowanych;
5.6. w materiałach prasowych i medialnych;
5.7. w materiałach dokumentujących historię działalności W Związku ze Sztuką.
6. W związku z konkretnym Wydarzeniem materiały mogą być udostępniane Partnerom, współorganizatorom, właścicielom lub operatorom miejsca Wydarzenia, mediom, patronom medialnym, fotografom, grafikom, drukarniom i innym podmiotom uczestniczącym w jego przygotowaniu, dokumentowaniu lub promocji, o ile Administrator posiada odpowiednią podstawę prawną do takiego działania.
7. Szczególne zasady dotyczące Wystaw i Targów Sztuki, w tym zakres promocji Artysty, jego wizerunku oraz Dzieł, mogą zostać określone w Regulaminie i Warunkach Uczestnictwa.
8. W odniesieniu do Małoletnich Uczestników Administrator stosuje dodatkowe zasady ochrony wizerunku.
8.1. Zgoda na publiczne wykorzystywanie indywidualnego wizerunku dziecka jest oddzielona od zgody na udział dziecka w zajęciach.
8.2. Administrator może stosować odrębne opcje dotyczące wykorzystania wizerunku, w szczególności: zgodę na wykorzystanie publiczne, zgodę wyłącznie na materiały pamiątkowe albo brak zgody.
9. Wycofanie zgody na wykorzystywanie wizerunku nie wpływa na zgodność z prawem działań dokonanych przed jej wycofaniem.
9.1. Po wycofaniu zgody Administrator zaprzestaje przyszłego wykorzystywania materiału w zakresie opartym na tej zgodzie, z uwzględnieniem charakteru danego medium oraz technicznych i prawnych możliwości usunięcia materiałów wcześniej rozpowszechnionych.
10. Materiały wykorzystywane przede wszystkim do bieżącej reklamy są okresowo aktualizowane i co do zasady Administrator korzysta w tym celu z materiałów z ostatnich edycji Wydarzeń.
11. Wybrane fotografie, nagrania, filmy, katalogi, dokumenty oraz inne materiały posiadające trwałą wartość historyczną, artystyczną, kulturową lub dokumentacyjną mogą tworzyć archiwum działalności W Związku ze Sztuką i Bohemy Artystycznej oraz być przechowywane przez okres znacznie dłuższy niż materiały wykorzystywane do bieżącej promocji.
11.1. Celem prowadzenia takiego archiwum jest w szczególności zachowanie świadectwa działalności artystycznej, życia społeczności twórczej, przebiegu Wydarzeń, przemian zachodzących w kolejnych edycjach oraz dorobku osób i środowiska skupionego wokół W Związku ze Sztuką.
11.2. Materiały archiwalne mogą być wykorzystywane również po wielu latach, w szczególności w związku z jubileuszami, retrospektywami, wystawami historycznymi, publikacjami, opracowaniami, działalnością artystyczną, edukacyjną lub badawczą oraz dokumentowaniem historii W Związku ze Sztuką i Bohemy Artystycznej.
11.3. Znaczenie części materiałów może ujawnić się dopiero wraz z upływem czasu. Materiały dokumentujące działalność artystyczną, Wydarzenia i społeczność mogą w przyszłości posiadać wartość historyczną, kulturową, badawczą lub społeczną wykraczającą poza pierwotny cel ich powstania.
11.4. Administrator dokonuje okresowej oceny zasadności dalszego przechowywania materiałów zawierających Dane Osobowe i dąży do zachowania przede wszystkim tych materiałów, które posiadają rzeczywistą wartość historyczną, artystyczną, kulturową lub dokumentacyjną.
Rozdział 10. Kontakt, korespondencja i formularze
1. Użytkownik może kontaktować się z Administratorem za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu, formularzy internetowych, mediów społecznościowych oraz innych udostępnionych kanałów.
2. W związku z korespondencją Administrator może przetwarzać w szczególności:
2.1. imię i nazwisko;
2.2. adres e-mail;
2.3. numer telefonu;
2.4. dane zawarte w treści wiadomości;
2.5. informacje dotyczące sprawy, której dotyczy kontakt;
2.6. historię korespondencji.
3. Jeżeli kontakt dotyczy zawarcia lub wykonania Umowy, podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
4. W przypadku innych zapytań podstawą może być prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu korespondencji, udzielaniu odpowiedzi, organizacji działalności oraz dokumentowaniu komunikacji - art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
5. Dane zawarte w korespondencji mogą być przechowywane przez okres potrzebny do prowadzenia sprawy, a następnie przez okres uzasadniony charakterem korespondencji, możliwością ponownego kontaktu oraz potrzebą ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
6. Administrator może korzystać z systemów poczty elektronicznej oraz narzędzi CRM, w szczególności GoHighLevel oraz RoundCube, w celu obsługi korespondencji i relacji z Użytkownikami.
Rozdział 11. Newsletter, marketing bezpośredni i profilowanie
1. Administrator może prowadzić komunikację marketingową dotyczącą swojej działalności, Produktów, Usług, Wydarzeń, materiałów edukacyjnych i innych elementów oferty.
2. Informacje marketingowe mogą być przesyłane w szczególności:
2.1. pocztą elektroniczną;
2.2. za pośrednictwem wiadomości SMS;
2.3. poprzez inne kanały komunikacji elektronicznej, jeżeli Użytkownik wyraził wymaganą zgodę.
3. Komunikacja marketingowa przy użyciu poczty elektronicznej, SMS lub podobnych środków odbywa się po uzyskaniu wymaganej zgody Użytkownika.
4. W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Danych Osobowych jest zgoda, podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a wykorzystywanie kanałów komunikacji elektronicznej odbywa się również zgodnie z właściwymi przepisami Prawa komunikacji elektronicznej.
5. Użytkownik może w dowolnym momencie wycofać zgodę na otrzymywanie komunikacji marketingowej, w szczególności poprzez:
5.1. skorzystanie z linku rezygnacji znajdującego się w wiadomości;
5.2. zmianę dostępnych ustawień komunikacji;
5.3. kontakt z Administratorem pod adresem [email protected].
6. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań dokonanych przed jej wycofaniem.
7. Administrator może analizować sposób korzystania przez Użytkownika z Serwisu, Platform, wiadomości i oferty, w szczególności:
7.1. otwarcia wiadomości;
7.2. kliknięcia w linki;
7.3. zainteresowanie określonymi Produktami lub Wydarzeniami;
7.4. historię zakupów;
7.5. aktywność na Platformie Szkoleniowej;
7.6. aktywność w Serwisie, jeżeli pozwalają na to ustawienia cookies i udzielone zgody.
8. Informacje te mogą być wykorzystywane do tworzenia segmentów Użytkowników, przypisywania tagów, automatyzacji komunikacji, dopasowywania treści oraz analizy skuteczności działań Administratora.
9. Podstawą prostych analiz i segmentacji związanych z istniejącą relacją z Użytkownikiem może być prawnie uzasadniony interes Administratora, o ile nie przeważają nad nim prawa i wolności Użytkownika.
9.1. Jeżeli profilowanie wykorzystuje dane pozyskiwane przy pomocy technologii wymagających zgody, w szczególności marketingowych plików cookies, następuje ono dopiero po uzyskaniu odpowiedniej zgody.
10. Administrator nie podejmuje wobec Użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.
Rozdział 12. Media społecznościowe
1. Administrator prowadzi profile i publikuje treści w mediach społecznościowych oraz serwisach internetowych, w szczególności na Facebooku, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikToku, LinkedIn oraz w usługach Google.
2. Administrator może w przyszłości korzystać również z innych platform, jeżeli będą wykorzystywane do prowadzenia działalności W Związku ze Sztuką.
3. W związku z korzystaniem z profili Administratora mogą być przetwarzane w szczególności:
3.1. nazwa profilu lub imię i nazwisko Użytkownika;
3.2. zdjęcie profilowe;
3.3. publicznie dostępne informacje z profilu;
3.4. komentarze, reakcje i wiadomości;
3.5. informacje o aktywności związanej z profilem Administratora;
3.6. dane statystyczne udostępniane Administratorowi przez operatora platformy.
4. Dane są przetwarzane w szczególności w celu prowadzenia profilu, komunikacji z Użytkownikami, budowania społeczności, informowania o działalności Administratora, odpowiadania na wiadomości i komentarze, prowadzenia działań promocyjnych oraz analizy aktywności odbiorców.
5. Podstawą przetwarzania przez Administratora jest w szczególności prawnie uzasadniony interes Administratora - art. 6 ust. 1 lit. f RODO - polegający na prowadzeniu komunikacji, promocji działalności i budowaniu społeczności.
6. Operatorzy poszczególnych platform przetwarzają Dane Osobowe również zgodnie z własnymi zasadami i mogą działać jako niezależni administratorzy lub, w określonych przypadkach, współadministratorzy danych.
7. Użytkownik powinien zapoznać się również z zasadami prywatności platform społecznościowych, z których korzysta.
Rozdział 13. Pliki cookies, analityka i technologie marketingowe
1. Serwis korzysta z plików cookies oraz podobnych technologii pozwalających na zapisywanie informacji lub uzyskiwanie dostępu do informacji znajdujących się na urządzeniu Użytkownika.
2. Administrator może wykorzystywać w szczególności następujące kategorie technologii:
2.1. niezbędne - konieczne do prawidłowego działania Serwisu, bezpieczeństwa, logowania, obsługi Konta, płatności lub funkcji wyraźnie żądanych przez Użytkownika;
2.2. funkcjonalne - umożliwiające zapamiętywanie wybranych ustawień i dodatkowych funkcjonalności;
2.3. analityczne - służące analizie sposobu korzystania z Serwisu i poprawie jego działania;
2.4. marketingowe - służące mierzeniu skuteczności reklam, tworzeniu grup odbiorców, remarketingowi i dopasowywaniu komunikacji reklamowej.
3. Technologie, które nie są niezbędne do prawidłowego działania Serwisu lub dostarczenia funkcjonalności żądanej przez Użytkownika, są stosowane po uzyskaniu wymaganej zgody.
4. Użytkownik może zarządzać swoimi preferencjami dotyczącymi cookies za pomocą dostępnego w Serwisie mechanizmu zarządzania zgodami.
4.1. Użytkownik powinien mieć możliwość zaakceptowania albo odrzucenia opcjonalnych technologii oraz zmiany swojego wyboru.
4.2. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego wykorzystania technologii.
5. W poszczególnych częściach Serwisu mechanizm zarządzania zgodami może być dostarczany przez narzędzia wykorzystywane do obsługi danej strony, w szczególności GoHighLevel lub CookieYes.
6. Administrator korzysta lub może korzystać w szczególności z:
6.1. Google Analytics - w celu analizy ruchu i sposobu korzystania z Serwisu;
6.2. Meta Pixel - w celu pomiaru skuteczności działań reklamowych, tworzenia grup odbiorców i prowadzenia remarketingu;
6.3. narzędzi Meta Ads - w celu prowadzenia kampanii reklamowych;
6.4. Google Ads - w przypadku prowadzenia kampanii reklamowych w systemie Google;
6.5. innych technologii analitycznych i reklamowych, jeżeli zostaną wdrożone w Serwisie zgodnie z obowiązującym prawem.
7. Szczegółowa lista cookies i technologii działających w danej części Serwisu, ich dostawców, cele oraz okresy działania mogą być prezentowane bezpośrednio w panelu zarządzania cookies.
8. Użytkownik może również zmieniać ustawienia swojej przeglądarki dotyczące plików cookies, jednak ustawienia przeglądarki nie zastępują mechanizmu uzyskiwania zgody tam, gdzie zgoda jest wymagana.
9. Wyłączenie niektórych technologii może ograniczyć wybrane funkcjonalności Serwisu, natomiast odmowa cookies analitycznych lub marketingowych nie powinna uniemożliwiać korzystania z podstawowych funkcji Serwisu.
Rozdział 14. Odbiorcy danych i dostawcy usług
1. W związku z prowadzeniem działalności Administrator korzysta z usług zewnętrznych podmiotów, które mogą przetwarzać Dane Osobowe na zlecenie Administratora albo jako niezależni administratorzy danych.
2. W zależności od rodzaju świadczenia odbiorcami Danych Osobowych mogą być w szczególności:
2.1. dostawcy hostingu, infrastruktury internetowej, domen i usług bezpieczeństwa, w tym Sukces z Pasją, SEOHOST i Cloudflare;
2.2. dostawcy systemów CRM, stron internetowych, Platformy Szkoleniowej, Platformy Społecznościowej, automatyzacji, poczty elektronicznej i wiadomości SMS, w szczególności GoHighLevel;
2.3. dostawcy systemów obsługi stron i sprzedaży internetowej, w szczególności WordPress, WooCommerce oraz narzędzia obsługujące formularze i ścieżki zakupowe;
2.4. operatorzy płatności i dostawcy finansowania, w szczególności Stripe oraz Przelewy24;
2.5. podmioty świadczące usługi księgowe, w szczególności firma Perspektywa;
2.6. przewoźnicy i operatorzy logistyczni, w szczególności DPD, InPost, ORLEN Paczka i DHL;
2.7. dostawcy usług wideokonferencyjnych, w szczególności Zoom;
2.8. dostawcy usług chmurowych i narzędzi do przechowywania oraz przygotowywania materiałów, w szczególności Google i Canva;
2.9. dostawcy usług poczty elektronicznej, w tym narzędzi obsługiwanych poprzez RoundCube;
2.10. dostawcy narzędzi analitycznych i reklamowych, w szczególności Google oraz Meta;
2.11. operatorzy mediów społecznościowych;
2.12. prawnicy, doradcy, audytorzy, informatycy i inni specjaliści wspierający Administratora;
2.13. Partnerzy, współorganizatorzy, właściciele lub operatorzy obiektów, media, patroni medialni, drukarnie, graficy, fotografowie i inne podmioty uczestniczące w organizacji lub promocji Wydarzenia, jeżeli przekazanie danych jest związane z konkretnym Wydarzeniem i ma odpowiednią podstawę prawną;
2.14. organy publiczne lub inne podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.
3. Administrator przekazuje poszczególnym odbiorcom wyłącznie taki zakres danych, jaki jest potrzebny do realizacji określonego celu.
4. Jeżeli podmiot przetwarza Dane Osobowe na zlecenie Administratora, Administrator korzysta z odpowiednich podstaw powierzenia przetwarzania zgodnie z wymaganiami RODO.
5. Jeżeli odbiorca samodzielnie określa cele i sposoby przetwarzania, może działać jako odrębny administrator danych i ponosi odpowiedzialność za przetwarzanie prowadzone we własnym zakresie.
Rozdział 15. Przekazywanie Danych Osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy
1. Niektórzy dostawcy technologiczni wykorzystywani przez Administratora prowadzą działalność międzynarodową, w związku z czym Dane Osobowe mogą być przetwarzane również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
2. Dotyczyć to może w szczególności usług świadczonych przez dostawców systemów CRM, infrastruktury chmurowej, analityki, reklamy, mediów społecznościowych, wideokonferencji i innych narzędzi internetowych.
3. Jeżeli Dane Osobowe są przekazywane do państwa spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, Administrator lub właściwy dostawca stosuje mechanizm przewidziany przez RODO, odpowiedni dla danego transferu, w szczególności:
3.1. decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony;
3.2. mechanizm EU-U.S. Data Privacy Framework, jeżeli dany odbiorca jest nim objęty;
3.3. standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską;
3.4. inne prawnie dopuszczalne zabezpieczenia lub podstawy transferu.
4. W przypadku istotnych zmian dotyczących sposobu międzynarodowego przekazywania danych Administrator odpowiednio aktualizuje stosowane rozwiązania oraz niniejszą Politykę.
Rozdział 16. Okresy przechowywania Danych Osobowych
1. Administrator nie stosuje jednego okresu przechowywania dla wszystkich Danych Osobowych. Okres zależy od celu, podstawy prawnej i rodzaju danych.
2. Dane związane z Kontem są przechowywane przez okres prowadzenia Konta, a po jego zakończeniu w zakresie uzasadnionym obowiązkami prawnymi, dokumentacją Umów, roszczeniami lub inną podstawą dalszego przetwarzania.
3. Dane związane z Zamówieniami i Umowami są przechowywane przez okres ich wykonywania, a następnie przez czas potrzebny do realizacji obowiązków prawnych Administratora oraz do upływu odpowiednich terminów przedawnienia roszczeń.
4. Dokumenty księgowe i podatkowe są przechowywane przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy podatkowe i rachunkowe.
5. Dane związane z reklamacjami i sporami mogą być przechowywane do czasu zakończenia sprawy oraz upływu okresu, w którym możliwe jest dochodzenie związanych z nią roszczeń.
6. Dane przetwarzane na podstawie zgody są przetwarzane do czasu wycofania zgody albo wcześniejszego ustania celu ich przetwarzania, chyba że istnieje inna zgodna z prawem podstawa dalszego przechowywania określonych informacji.
6.1. Administrator może zachować informację o udzieleniu oraz wycofaniu zgody przez okres potrzebny do wykazania prawidłowości działań Administratora.
7. Dane wykorzystywane do marketingu bezpośredniego są przetwarzane do czasu wycofania odpowiedniej zgody, wniesienia skutecznego sprzeciwu, jeżeli znajduje zastosowanie, albo zakończenia danego celu marketingowego.
8. Dane dotyczące zdrowia dziecka przekazane na potrzeby Warsztatów lub Klubu są co do zasady przechowywane wyłącznie przez okres udziału dziecka w danych zajęciach lub cyklu, z wyjątkami opisanymi w Rozdziale 7.
9. Dane szczególnych kategorii przekazane przez dorosłego Uczestnika na potrzeby konkretnego Wydarzenia są przechowywane przez czas potrzebny do jego bezpiecznej organizacji i zakończenia, a następnie usuwane, chyba że zaistniała szczególna okoliczność uzasadniająca ich dalsze zachowanie.
10. Zgłoszenia Artystów niezakwalifikowanych do Wydarzenia są przechowywane przez co najmniej 3 lata od zakończenia danego naboru, a następnie podlegają okresowej ocenie pod kątem dalszej przydatności dla zgodnego z prawem celu prowadzenia kolejnych naborów.
11. Dane Artystów uczestniczących w Wydarzeniach są przechowywane przez okres realizacji Umowy oraz później w zakresie związanym z rozliczeniami, roszczeniami, historią Wydarzeń i dokumentacją działalności Administratora.
12. Bieżące materiały fotograficzne i filmowe wykorzystywane do promocji są okresowo przeglądane i aktualizowane.
13. Wybrane fotografie, filmy, nagrania, katalogi, dokumenty i inne materiały posiadające trwałe znaczenie dla historii W Związku ze Sztuką, Bohemy Artystycznej, organizowanych Wydarzeń lub skupionej wokół nich społeczności twórczej mogą być przechowywane przez wiele lat. Dotyczy to w szczególności materiałów stanowiących dokumentację działalności artystycznej lub posiadających wartość historyczną, artystyczną, kulturową, edukacyjną albo badawczą. Administrator okresowo ocenia zasadność ich dalszego przechowywania oraz zakres zachowywanych Danych Osobowych.
14. Administrator dokonuje okresowych przeglądów przechowywanych danych i może je usuwać, anonimizować lub ograniczać ich zakres, gdy cel ich dalszego przechowywania przestaje istnieć.
15. Dane zapisane w kopiach bezpieczeństwa mogą być usuwane zgodnie z cyklem technicznym właściwym dla danego systemu, przy czym nie są wykorzystywane ponownie do bieżących celów po ustaniu podstawy ich przetwarzania.
Rozdział 17. Prawa osób, których dane dotyczą
1. Osobie, której Dane Osobowe dotyczą, przysługują w przypadkach określonych przez RODO:
1.1. prawo dostępu do swoich danych;
1.2. prawo otrzymania kopii danych;
1.3. prawo sprostowania nieprawidłowych danych oraz uzupełnienia danych niekompletnych;
1.4. prawo żądania usunięcia danych;
1.5. prawo żądania ograniczenia przetwarzania;
1.6. prawo do przenoszenia danych;
1.7. prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
1.8. prawo wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania Danych Osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego;
1.9. prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;
1.10. prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
2. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na jej podstawie przed wycofaniem.
3. Nie wszystkie prawa mają zastosowanie w każdej sytuacji. Zakres uprawnień zależy w szczególności od podstawy prawnej i celu przetwarzania.
4. W celu realizacji swoich praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem:
lub pisemnie na adres siedziby Administratora.
5. Administrator może poprosić o informacje umożliwiające potwierdzenie tożsamości osoby składającej żądanie, jeżeli jest to potrzebne do ochrony jej danych przed nieuprawnionym ujawnieniem.
6. Administrator udziela odpowiedzi na żądania w terminach przewidzianych przez RODO.
7. Jeżeli osoba uważa, że Administrator przetwarza jej Dane Osobowe z naruszeniem prawa, może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Rozdział 18. Bezpieczeństwo Danych Osobowych
1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające zapewnić poziom bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanemu z przetwarzaniem Danych Osobowych.
2. Środki te mogą obejmować w szczególności:
2.1. ograniczanie dostępu do danych do osób, które potrzebują go do wykonywania swoich obowiązków;
2.2. stosowanie indywidualnych kont i mechanizmów uwierzytelniania;
2.3. wykorzystywanie dodatkowej weryfikacji i zabezpieczeń logowania, jeżeli są dostępne;
2.4. zabezpieczanie komputerów, urządzeń i systemów wykorzystywanych do przetwarzania danych;
2.5. wykonywanie kopii bezpieczeństwa;
2.6. korzystanie z dostawców zapewniających odpowiednie środki ochrony danych;
2.7. stosowanie procedur i upoważnień dotyczących dostępu do Danych Osobowych;
2.8. okresową ocenę ryzyka i potrzeb w zakresie bezpieczeństwa.
3. Dane i materiały mogą być przechowywane w systemach informatycznych Administratora, usługach chmurowych, na komputerach firmowych oraz zabezpieczonych nośnikach danych.
4. Administrator ogranicza dostęp do Danych szczególnych kategorii, w szczególności danych zdrowotnych dzieci i Uczestników, do osób, które potrzebują takich informacji w celu realizacji określonego zadania.
5. Pomimo stosowania odpowiednich zabezpieczeń żadna metoda transmisji ani przechowywania danych nie gwarantuje całkowitego wyeliminowania ryzyka.
6. W przypadku naruszenia ochrony Danych Osobowych Administrator podejmuje działania wymagane przez RODO, w tym dokonuje oceny ryzyka dla praw i wolności osób oraz, gdy jest to wymagane, zgłasza naruszenie właściwemu organowi nadzorczemu lub zawiadamia osoby, których dane dotyczą.
Rozdział 19. Zmiany Polityki Prywatności
1. Polityka jest okresowo weryfikowana i może być aktualizowana w szczególności w przypadku:
1.1. zmian przepisów prawa;
1.2. zmian sposobu działania Serwisu;
1.3. wprowadzenia nowych Produktów, Usług, Platform lub Wydarzeń;
1.4. zmiany wykorzystywanych technologii lub dostawców;
1.5. zmiany sposobu przetwarzania Danych Osobowych;
1.6. potrzeby zwiększenia przejrzystości lub bezpieczeństwa przetwarzania.
2. Aktualna wersja Polityki jest publikowana w Serwisie.
3. W przypadku zmian mających istotny wpływ na sposób przetwarzania Danych Osobowych Administrator może dodatkowo poinformować Użytkowników odpowiednim komunikatem w Serwisie lub wiadomością elektroniczną.
4. Jeżeli wprowadzenie nowego celu przetwarzania wymaga uzyskania zgody Użytkownika, Administrator uzyskuje taką zgodę przed rozpoczęciem przetwarzania w tym celu.
5. Zmiana Polityki nie pozbawia Użytkownika praw wynikających z RODO i innych bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
Data ostatniej aktualizacji: 5 września 2026 r.
w związku ze sztuką
Bezpieczna przystań dla artystów, błękitny ocean dla koneserów sztuki.
MENU
WARUNKI
KONTAKT
Copyright 2026. W Związku ze Sztuką. All Rights Reserved.